dbSheetClientを使って、外食チェーン様との間でチラシ広告の受発注システムを構築！顧客も現場も慣れ親しんだエクセルフォームだからこそ、共通の仕組みとしてスムーズに導入ができ、メールやエクセルでのやり取りによる連絡ミスや発注モレを見事解決！
今回開発した受発注システムは、新たな顧客開拓の営業ツールとして活用しています。
くらしとまちの専門家 城北宣広株式会社様のご紹介
城北宣広は、くらしとまちの専門家です。
生活者と深くかかわり、エリアを見つめ、すぐれたコミュニケーションを創り出し価値ある消費で豊かな暮らしに貢献することが私たちの使命であり喜びです。
会社概要(2022年4月現在)
【東京営業所】
〒108-0023【福岡営業所】
〒812-0016【名古屋営業所】
〒453-0015【東大阪物流センター】
〒579-8025【神戸配送センター】
〒651-2241【京都配送デポ】
〒613-0033【滋賀配送デポ】
〒520-3026訪問インタビュー
システム構成図
外食チェーン様向け 受発注システム
＜社内＞
利用部門: 業務部門
利用人数: 7名
＜外食チェーン様＞
利用店舗数: 約500店
利用人数: 約40名
システム規模
システム概要
外食チェーン様向け 受発注システム
当社は、折込広告、ポスティング広告（以下、「チラシ広告」という）などのプランニング、実施・手配を請け負っています。今回ご紹介します「外食チェーン様向け 受発注システム」は、外食チェーンの各店舗様が、チラシ広告を実施するときに、どの店舗様が、いつ、何枚、実施したいかを、当社に連絡をいただいて、当社が間に入って手配を行っています。店舗様周辺の新聞販売店様のリストやポスティング会社様のリストを当社で管理しており、これまでは、メール等でリストを店舗様に送付し、店舗様は、そのリストを見ながら、店舗様周辺の新聞販売店様、ポスティング会社様のリストごとにチラシ広告を、いつ、何枚配布するかを入力して、そのリストをメールで店舗様から当社に送っていただき、手配を行っておりました。
今回、この受発注業務について、dbSheetClientを使って、外食チェーン様と当社で利用できる受発注システム（プラットフォームシステム）を構 築しました。実際配布するチラシ広告は、外食チェーン様（印刷会社）から現地配送センターに届けていただき、現地配送センターから各新聞販売店様に届けて、新聞販売店様から、各家庭に届けられることになります。また、同様に、ポスティングの場合は、ポスティング会社様の納品センターに届けていただき、配布員様を通じて各家庭に届けられることになります。
システム導入の課題・要望
お客様と当社との間には、今回のシステムを導入する前からエクセルが共通のデータ（形式）でした。お客様と当社の業務担当者とは、オリジナルで作成したエクセルデータを各々メールでやり取りを行っていたため、データの内容の統一性がなく、業務のルール化が必要な状況でした。また、連絡手段は主にメールを用い、添付ファイル漏れ、添付ファイルが見られない、そもそもメールを見ていないことによる発注漏れ等の業務トラブルが発生していました。お客様の負担を軽減し、かつ、業務トラブルを未然に防ぐためにも、お客様と当社が共通で扱えるプラットフォームシステムの構築が必要になっていました。
dbSheetClient・Excel対応版を採用した理由
私(山澤)が、社内の業務システムの開発と運用を担当していますが、お客様と当社が同時に使えるWebシステムを展開（構築）できないかと考えていました。社内業務用のエクセルツールを手掛けていることが多かったので、その延長で、簡単なエクセルのミニツールをお客様に提供して使っていただいたこともありました。しかし、エクセルのバージョンアップだったり、データの置き換えだったりと管理運用が非常に煩雑で、大規模に展開するのは難しいと感じていました。それを解決するには、Webシステムを構築するしかないけど、これまで、私が培ってきたエクセル（システム）の経験が活かせないと思っていました。エクセルを活かしたWebシステムができないものかと、常々考えていたとき、ネットで探していると、ニューコムさんのホームページで、dbSheetClientに出会いました。「この仕組みはすばらしい！エクセルが使えて、私が考えていたことが実現できる！」と直感しました。
実際、これまで、お客様も当社の業務担当者も共通で扱えるのがエクセルでしたし、手配業務でやり取りしていた資料もエクセルリストでした。また、当社は、業務効率化のためにエクセルマクロやVBAを利用した業務支援ツールを当社で開発できる体制があり、dbSheetClientを活用できれば、お客様と当社で共通の仕組み（プラットフォーム）を構築して利用できるので、業務の効率化とトラブル防止の効果が高くなると判断し、dbSheetClientの採用を決定しました。
システム導入の効果
dbSheetClient上で、同じルールでお客様と当社で情報連携できるメリットは非常に大きかったです。その理由は、常に最新の情報を共有できますし、メールを送りあう必要もなくなり、トラブル防止のための確認連絡をする必要もなくなりました。資料データの共有機能も活用でき、データ登録時に関係者に通知メールを送るようにもでき、手配業務に関わる業務時間が大幅に短縮できました。副次的な効果として、今までは担当者毎に独自のやり方で手配をしていたことが、お客様を含め業務の標準化を図れたことも非常に大きな効果となっています。担当者が変わったときの引き継ぎや、新しい人員が入ったときの教育時間の短縮にも繋がっています。お客様も当社に確認の連絡をいれなくても、このシステム上で必要な情報をいつでも確認できるので大変感謝されています。今回開発した受発注システムは、新たな顧客開拓の営業ツールとして活用しています。
今後について
現状は、お客様と当社での利用ですが、実施手配業務には、他にも協力会社様が多く関わっています。そのような協力会社様とも情報連携していく必要性とそれによる効果も大きいと思っています。また、お客様や当社のどちらでも別の業務システムを利用しており、そういったシステムとのデータ連携の取り組みも効果が大きいと考えています。当社であれば、手配した業務の仕入と売上を計上していく必要があるのですが、それは、別の業務システムに似たような情報を再度入力している状況があります。今後は、このようなシステムへデータ連携を行い、入力作業の軽減や入力ミス削減にも取り組んで行きたいと思っています。
