予算申請（損益予算・設備投資予算）システムでは、
ExcelをI/Fに活用し、業務の効率化と共に働き方改革を実現！
圧倒的な自動集計力で、予算責任者及び担当者、財務部の作業負担が大幅に削減！(年間300万の工数削減)新入社員が中心になってdbSCの開発ツールを早期に習得し、システム製造業務(プログラミング)を担当！
九州旅客鉄道(JR九州)様のご紹介
JR九州グループが会社発足以来、変わることなく大切にしてきたもの。それは“安全”と“サービス”です。
JR九州グループは“安全”を全ての事業の基盤とし、鉄道事業においては、列車の増発、スピードアップ、新型車両の投入、新駅設置など、お客さまの利便性向上と業務運営の効率化により収支改善を図り、関連事業では駅ビルの建設やマンション販売、また各グループ会社の事業を通じ当社グループの収益の拡大を図ってまいりました。
私たちJR九州グループは、「やさしくて力持ちの“総合的なまちづくり企業グループ”」を目指し、倦まず、弛まず、立ち止まらず、どん欲に挑戦し続けます。
会社概要
訪問インタビュー
システム構成図
予算申請(損益予算)システム
＜利用者＞
財務部: 8名 / 担当者: 348名
予算申請(設備投資予算)システム
＜利用者＞
財務部: 4名 / 責任者: 21名 / 担当者: 413名
システム規模、開発期間と人員
予算申請(損益予算)システム
予算申請(設備投資予算)システム
開発期間と人員
※SS: JR九州システムソリューションズ株式会社(専任3名の内2名は、2016年の新入社員)
システム概要(システム化のポイント)
予算申請(損益予算)システム / 予算申請(設備投資予算)システム
「勘定明細内訳システム」の次のシステムとして、当初から「予算申請システム」が構築の対象でした。 JR九州の予算は損益予算と設備投資予算に分かれており、各部門からの予算要求を基に半年程度をかけて作成しますが、作業負荷が非常に大きいことが課題でした。
システムの導入前は次の手順に沿って予算を作成していました。
これらはExcelベースでの作業なため、入力誤りのチェックやデータの集計・加工に多くの時間を要していました。今回、dbSheetClientによるシステム化を行なったことにより不整合なデータ入力を事前にチェックできるようになり、また入力した情報がデータベースに一元化されたことによって集計作業が自動化され、大幅な業務効率化を実現できました。
＜システム化のポイント「予算申請(損益予算)システム」＞
＜問題点＞
これに対し、今回のシステム化により不整合な入力データをシステム上であらかじめチェックできるようになり、予算調書の集計作業も自動化されたため、財務課のチェック・集計作業が大幅に削減されました。 また、各部門においても部内（各課など）でのチェック・取りまとめ作業が発生していましたが、これも自動化され作業負担 が軽減されました。
＜システム化のポイント「予算申請(設備投資予算)システム」＞
今回のシステム化によって、損益予算と同様にシステム上で予算調書を作成することが可能となりました。エクセルでの提出が不要となったため、差し替えが発生した場合もシステム上の修正のみで完了できるようになりました。また、各部門の入力作業の進捗管理についても、従来はメールでのやり取りで手間がかかっていましたが、これもシステム上で行なえるようになり作業の軽減につながりました。
システム化の効果・所感
利用者側: 財務部、各部門及び担当者
＜損益予算＞
当社では、Excelを利用する業務が沢山あります。 今回の勘定明細内訳（Excelファイル）もそうですが、Excelファイルを配布して、各箇所で必要事項を入力する作業を行い、それを集約する作業には、膨大な時間を擁しています。 財務部門では、各部門から集約した勘定明細内訳（Excelファイル）を会社決算残高と照合し、分析を行っていますが、決算期という繁忙時期に、同業務が発生するため集約・照合作業が負担となっていました。 これまで、勘定明細内訳（Excelファイル）を各部門から財務部門にて集約管理していたので、この仕組みを生かしたシステム化が出来ないか。 また、利用者は、Excelに近いイメージで、集約するところのチェックも含めて、簡略化する仕組みの実現に向けて、先ずは、財務部門として手間が掛か っていた「勘定明細内訳」のシステム化に向けた検討を行いました。
＜設備投資予算＞
システム化により、従来は予算調書を手作業集計して作成していた総括表（投資件名別の投資額一覧表）が自動作成されるようになり、総工事費の把握がスピーディーかつ確実に行なえるようになりました。また、各部門の入力状況をリアルタイムに把握できるようになり、誤入力等があった場合はすぐに確認・修正を行なえるようになりました。また、各部門の予算調書作成においても、従来は部門内での取りまとめ作業があり、転記ミス等が多発していましたが、システム導入後は自動で取りまとめが行なわれるようになったため、作業効率化及びミスの軽減が図られました。
開発者側: IT推進部及びJR九州システムソリューションズ
開発初心者でも、ただ画面を動かすだけでなく、DBの更新が簡単に扱えたことが良かったと思います。
SQLの「クエリデザイナ」を使うことによって、SQL文が書きやすかったです。 より効率の良いシステム開発を行うためには、Excel、dbSheetClientの双方をより理解するべきと感じました。
テーブル更新の際に、SQL文を記述する必要がなかった点が初心者には大変扱いやすかったです。 dbSheetClientの「タスク」を活用することで、ステップ数を抑えることができました。 画面数やデータ項目が大変多く、処理に時間がかかってしまったために、レスポンス向上のための工夫が必要でした。
その他、データの誤入力がないように、ダイアログボックスから候補を選択する方式を採用しました。 また、データを書き込む前には、全チェック（例えば、数字項目に文字が入力されていないか）を行っています。 クリーンデータのみをデータべ―スに登録しています。
今後の予定について
「予算申請（損益予算・設備投資予算）システム」について引続き効果のトレース（作業時間の減、使いやすさの確認）を行い、費用対効果を見ながらシステムの更新（バージョンアップ）を行っていきたいと思います。
損益予算では、今回システム化の対象としたのは右図の予算策定の部分だけです。しかし、策定した予算を各部門に通達する際にも相応に手間がかかっていますので、システム化を検討したいと考えています。また、期中には予算執行や月次の予実管理、落着き見込といった業務があります。これらの範囲についても今後の検討課題です。
設備投資予算も本システムを活用し、予算管理だけでなく、実績管理（落ち着き見込みの集約）までシステム化を目指したいと考えています。今後も予算作成、実績管理と毎年同じ作業が続くため、担当者（ユーザー）の意見を集約しながら、システム化や改修を進め、更に使いやすいものにしていきたいと考えています。
