シャープ株式会社 様
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システム導入前の課題・要望

2015年4月から6月にかけて、各事業部営業部門と生産企画部門を対象に、課題・要望をヒアリングしました。
※ヒアリング時には、これから構築するシステムを想像し易くするためdbSheetClientでデモシステムを構築(2015年2月)して紹介しました。ヒアリングの結果、大きく5つの課題と要望が上がってきました(以下)。

1. 営業部門では、SAPに売上情報を入力している。同一情報の二重入力による手間と人為的な転記ミスは避けたい。また、色々なデータベースに登録されているマスタを参照できるように、他システムとの連携(SAPシステム/マスタ他)を可能にしてほしい。
2. データには、「実際の数字」と「必達目標を表す数字(目標値)」があり、現場では、両方を管理する必要があるため、両方の情報を一元管理できるようにしてほしい。これにより、例えば、目標値に対し、どういう進捗なのか等のスムーズな管理を実現できるとよい。
3. 組織間(営業部門と生産企画部門)の情報共有が図れていない。例えば、情報交換している担当者同士ではわかっていても、上司に伝わっていないとか。このため、営業部門が更新した情報の通知機能やデータベース機能等によって、リアルタイムに組織間で共有できる仕組みを構築してほしい。
4. 各事業部の営業部門毎に何種類もの入力フォームがあり管理すべき軸も異なっている。さらにPSI会議で使うフォームも存在する。現場にこのシステムを抵抗なく根付かせるためには、このような様々な入力フォームの意味を理解し継承し対応してほしい（強引な統一化不可）。
5. 各事業部の営業部門、また担当者で、数字の確からしさ(信憑性)、いわゆるランク付けの共通認識が取れていないので、ランク基準の明確化、更には、ランクの自動算出ができるようにしてほしい。

　以上、SAPシステムや他システムとの連携、データベース一元管理で、各事業部営業部門と生産企画部門間の情報不整合の解消や業務の効率化を実現するシステムの方針を決定しました。

dbSheetClient・Excel版を採用した理由

　2014年当時、PSI業務を刷新する必要性に迫られていました。その理由は、在庫が増えていたことと、その改善を図ろうにも、営業の販売見込みの精度が低く、生産投入が遅れがちになるとか、過剰生産につながるといった悪循環に入ってしまっていて、これの一点突破が願われていたためです。当初は何社かの比較をしていましたが、最終的にニューコムさんともう1社の2社に絞って、比較しました。

検討したポイントについて

1. 機能的な面では、現場がExcel業務主体なのでExcel機能がそのまま使えること、それでいてデータベース化ができ、オンライン更新ができること。但し、営業は業務上オフラインでExcel編集でき、それを取り込む機能も求めるので、必要シートのダウンロード(出力)と編集後のシートのアップロード(取込)もできること。
2. システムを開発会社に作ってもらっても、メンテナンスは自社サイドで受け取れること。従って、開発可能な環境があって、それでシステムを拡張できること。
3. 現場には多くのExcel業務が散在しているため、他の業務にも展開可能であること。

以上の3点について、比較検討を重ねた結果、ニューコムさんに決めたわけです。

システム導入の効果

　これまで、Excelを複数部門がメールで送受信し、そのExcelを何度も集計しながら更新していましたが、今回、新PSIシステムが立ち上がることで、全ての入力データをデータベースに格納するようになり、関係する複数部門が同時にアクセスして販売見込情報や生産情報の一元管理を実現できたので、営業部門と生産企画部門のExcelのやりとりやそれに付随する全ての業務が不要になりました。これにより、現場からも「これまで苦労していた業務が楽になっただけでなく何時でも正確な最新情報が共有できるようになった」という声が聞けるようになりました。

　これまでも、業務効率化のためのシステム化をするアプローチは色々とトライしてきましたが、今回のニューコムさんのdbSheetClientを使って1番良かったことは、ユーザーインターフェースがExcelだったことです。現場が今まで業務で活用してきた使い慣れたExcel画面をそのまま使い入力でき、しかもそれがそのままデータベースに格納されることで、システム化により要求される機能を実現していくことができました。すなわち、新PSIシステム導入により、今の状況をタイムリーに確認でき、それに応じた手を打てるようになり、管理の精度が格段にレベルアップできたことは事業健全化に貢献してくれていると思っています。具体的には、営業の実際の数字の変化が毎週、毎週、皆で確認でき、その意味合いや課題の共有が図れ、経営計画の見直しなどがスムーズとなり、経営計画に対する事業管理の精度が確実に上がっています。

　以上のことから、定量的に表すのは難しいですけれど、かなり大きな効果が出せるシステムが構築できたと思っています。

今後について

　2017年度上期 、新PSIシステム上に、基本計画システムを融合して、10月以降の基本計画を登録、ディスプレイデバイスカンパニー全体の情報の一元化を図りました。2017年度下期は、ハンド集計作業・重複作業の撲滅に向けて、「基本計画-実績・見込対比」実業務へのシステム利用を推進したいと思います。
　また、dbSheetClientを導入した目的の1つには、他Excel業務のシステム化があります。これからは、これにも目を向けて取り組んでいきたいと思います。まず、ターゲットとしては、経理業務における情報の共有化など、できる所から取り組んでいくつもりです。